Bestuurders weten prima wat ze willen eventueel gestuurd door de landelijke ontwikkelingen (KCC, digitale dienstverlening, Antwoord©). Hun ideeen worden vastgelegd en in de vorm van een bestuurlijk opdracht aan de ambtelijke organisatie overgedragen. Doelen en afgeleide doelstellingen zijn er dus genoeg. De ambtelijke opdrachtgever gaat er mee aan de slag, en gaat het werk uitzetten in de organisatie. Uiteraard wil de portefeuillehouder wel op de hoogte blijven van de voortgang, en eventuele afwijkingen in tijd en geld niet achteraf te horen krijgen.

Maar al te vaak vindt de verantwoording van projecten ongestructureerd plaats. En vaak gaat dit gepaard met veel te veel technische termen, waardoor in feite een rookgordijn ontstaat. Uiteindelijk is geen enkele partij hierbij gebaat. De bestuurder voelt zich onhandig, de ambtelijk opdrachtnemer, die verantwoording af moet leggen is gefrustreerd door een gebrek aan aandacht. Met als gevolg dat doelen maar al te vaak niet gehaald worden.

Des te meer een reden om met elkaar vooraf af te spreken hoe men met elkaar gaat werken. De basis is een projectbesturingsmodel, waarbij tevens rekening gehouden wordt met de rol van de bestuurder in relatie met de overige partijen in het project. Hieronder volgen een aantal tips om iedereen een handvat te geven, zodat de uitvoering en verantwoording optimaal kan plaatsvinden

• Definieer een eenvoudig stoplicht model, gebaseerd op "management by exception", zodat u niet elk project hoeft te bespreken: groen gaat goed, oranje verdient aandacht, rood betekent alarm.
• Definieer samen met de bestuurders de voor hem belangrijke beslispunten voor dat het project start. Bijvoorbeeld grote uitgaven, belangrijke deadlines, externe audits, opleveringen, installaties, aanbestedingsprocedures, etc
• Laat regelmatig een audit uitvoeren. Dit kan uitgevoerd worden door uw vaste adviseur met verstand van zaken over informatievoorziening. Zorg dat deze persoon ook op de hoogte is van de bestuurlijke wensen zodat hij/zij de vertaling kan maken. Dit geeft vertrouwen naar beide partijen.