Met het oplopend tekort op de rijksbegroting, en de regel dat rijk en lokale overheden samen de trap op en af gaan, wordt het de komende jaren voor gemeenten steeds lastiger om de jaarbegroting sluitend te krijgen. Dit merkt elke afdeling, en iedereen zal dan ook zijn steentje bij moeten dragen om een financiëel gezond beleid te voeren. Maar wat betekent dit voor de dienstverlening en informatievoorziening? Wat zijn de mogelijkheden, zonder afbreuk te willen doen aan de ambities en de kwaliteit ?

Hieronder volgen een aantal tips die ingedeeld kunnen worden in korte en lange termijn effecten. Maar kiezen vereist wel "Lef in Leiderschap" en een goed bestuurlijk draagvlak:

Korte termijn:
1. Kijk nog eens slim naar de prijs-prestatie verhouding van bepaalde projecten: het blijkt dat er nogal wat ICT projecten uitgevoerd worden, waarvan blijkt dat ze financiëel discutabel zijn en waarvoor eigenlijk geen goede business case opgesteld kan worden. Maar "de kosten gaan voor de baten uit" zult u denken. Dat is zeker waar, maar in slechtere tijden kunnen we wel scherper kiezen en projecten in verschillende sporen indelen.
2. Ga direct samenwerken op projectniveau met buurgemeenten. Projecten als WABO, Durp, WION, DKD fase 2, inrichting van basisregistraties, visieontwikkeling KCC, en aansluiting op landelijke voorzieningen lenen zich hier goed voor: er kan met name bespaard worden op inhuur van externe expertise.
3. Procedures i.p.v. automatisering. Dit scheelt direct in out-of-pocket kosten. Er zijn talloze situaties bekend waarvoor er een duur systeem wordt aangeschaft, om vervolgens een paar klanten te helpen.

Middellange termijn
4. Het is goed mogelijk om functies te delen: webbeheer, gegevensbeheer en DIV-beleid zijn functies die gemakkelijk met gemeenten samen te doen zijn. Als u op het punt staat om vacature open te stellen, kijk dan eerst eens om u heen.
5. Koop een Lada inplaats van een Mercedes. Heel vaak worden er te dure systemen aangeschaft, waarvan een beperkt gedeelte van de functionaliteit wordt gebruikt. Kijk daar nog eens kritisch naar. Ook hier geldt duidelijk dat u moet durven kiezen. U zult maar al te vaak de vakspecialisten moeten overtuigen.
6. U heeft meer middofice in huis dan u denkt. Het hergebruiken van uw DMS als midoffice systeem is een zeer acceptabele manier om een optimale dienstverlening te realiseren. Deze keuze wordt de dikke midoffice genoemd. Door het DMS-systeem voor verschillende functies in te zetten bespaart u veel geld

Lange termijn
7. Zorg dat u overzicht houdt. De ontwikkeling van een goede informatiearchitectuur zorgt ervoor dat u meer weloverwogen besluiten kunt nemen, die op termijn een betere dienstverlening oplevert, tegen lagere kosten.
8. Voer projectmatig werken in: gestructuureerd werken leidt tot een beter overzicht, en meer rust bij MT en bestuur. Gestructureerd werken leidt uiteindelijk ook tot een forse kostenbesparing, omdat men eerder in beeld heeft dat zaken overbodig zijn. Uiteindelijk leidt dit zelfs tot een lager werkdruk.